Searching and Browsing/de

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Nachdem Sie Ihre Datenbank mit Datensätzen gefüllt haben möchten Sie diese auch gezielt durchsuchen oder einfach nur durch die Datensätze stöbern. CollectiveAccess bietet Ihnen dafür vier Möglichkeiten: Suchen, Browsen, Erweiterte Suche und Schnellsuche. Die folgenden Abschnitte liefern Ihnen einen Einblick in die Funktionsweise und Anwendungsmöglichkeiten der einzelnen Suchmethoden.

Schnellsuche

Die Schnellsuche finden Sie als Eingabefeld in der globalen Navigationsleiste. Durch Bestätigung des Suchbegriffs wird einen Volltextsuche über die gesamte Datenbank durchgeführt und die Ergebnisse nach den Primärtypen sortiert (Objekte, Konvolute, Entitäten, Ausstellungen, Objektgruppen, Sammlungen, Standorte und Leihgaben). Die Ergebnisse werden tabellarisiert ausgegeben und Ihnen dadurch in einer an die Datenbank angelehnten Ausgabe dargestellt.

Schnellsuche

Quicksearch.png

Jede Tabelle zeigt 100 der wichtigsten Ergebnisse und jeder Datensatz wird mit Titel und seiner ID aufgeführt. Um die vollständigen Ergebnisse zu sehen, klicken Sie auf den Link "zum vollständigen Ergebnis". Hier finden Sie die Ergebnisse der ausgewählten Tabelle (wie beim Tool "Suchen", siehe nächsten Abschnitt) und Sie können die Anzeige der Suchergebnisse auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Einfache Suche über das Tool Suchen

Suchen ermöglicht eine gezielte Suche nach Datensätzen innerhalb eines Primärtypen (Objekte, Konvolute, Sammlungen, etc.). Die Option Suchen finden sie in der globalen Navigationsleiste als zweiten Reiter. Wenn Sie mit der Maus über die Registerkarte "Suchen" fahren, öffnet sich das Dropdown-Menü. Jetzt müssen Sie nur noch die Art des Datensatzes auswählen, den Sie suchen möchten. Geben Sie nun ein Stichwort oder einen Satz in der Suchleiste ein. Falls Sie "Suchen" -> "Objekte" ausgewählt haben, wird eine Suche über alle vorhandenen Objektdatensätze durchgeführt. Sie befinden sich in der einfachen Suche, wenn dieser Menüpunkt in der linken Navigationsleiste hervorgehoben ist.

Suchen

Search.png


Die Anzeigeoptionen bieten Ihnen verschiedene Sortiermöglichkeiten, um Ihre Suchergebnisse besser zu organisieren: Sortierung nach Relevanz, Titel, Typ, etc., Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite und Auswahl eines Layouts (Miniaturbilder, Voll oder Liste). Sie können auch eine Standard- oder benutzerdefinierte Anzeige für Ihre Ergebnisse auswählen (Displays genannt). Es gibt auch die Möglichkeit die Suchergebnisse als Etiketten zu drucken oder als Datei für die weitere Verwendung in Excel oder PDF zu exportieren.

Erweiterte Suche über das Tool Suchen

Die erweiterte Suche von CollectiveAccess ermöglicht es Ihnen eine eigene Suchmaske zu erstellen. Dabei können Sie bei Komplexität und Umfang der Suche variieren.

  • Verwendung einer vorgefertigten Suchmaske: Wählen Sie in der Registerkarte "Suchen" den gewünschten Datensatz-Typ aus, um die Suchseite zu öffnen. Klicken Sie anschließend in der lokalen Navigationsleiste auf den Eintrag "Erweiterte Suche". Nun können Sie über das Dropdown-Menü, welches sich rechts oberhalb von der Suchmaske befindet, eine Vorlage auswählen.
  • Erstellung einer eigenen Suchmaske: Öffnen Sie unter dem Menüpunkt "Verwalten" in der globalen Navigationsleiste das Fenster "Suchtools". Wählen Sie zuerst im Dropdown-Menü "New search form for" den gewünschten Datensatz-Typ aus und klicken Sie auf das Plus um eine neue Suchmaske zu erstellen. Nun können Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen anpassen und einen Namen für die Maske vergeben. Beachten Sie dabei, dass die Bezeichnung und der Code dabei eindeutig sein müssen. Im Feld "Is system form" können Sie mit der Auswahl "Yes" das Formular allen Benutzer des Systems zugänglich machen. Soll die Maske nur von Ihnen oder von bestimmten Benutzern verwendet werden, wählen Sie bitte "No" aus.
Die linke Spalte im Feld "Search form contents" beinhaltet alle verfügbaren Suchkriterien, die für eine erweiterte Suche in Frage kommen. In der rechten Spalte werden die ausgewählten Kriterien angezeigt. Mit Hilfe der Maus können Sie die gewünschten Suchkriterien per Drag & Drop von links nach rechts ziehen und damit Ihre persönliche Suchmaske anpassen.

Erweiterte Suche

Advanced search.png

Wenn die neue Suchmaske nicht als systemweit definiert wurde, haben Sie die Möglichkeit die Verwendung und Schreibrechte auf bestimmte Benutzer und Benutzer-Gruppen zu beschränken.

Browse

Das Suchen-Menü liefert auch ein Browse-Feature als dritte Suchoption in der lokalen Navigationsleiste (nach "Einfache Suche" und "Erweiterte Suche"). Browse ermöglicht es Ihnen alle Datensätze eines ausgewählten Typs anzuzeigen. Diese Anzeige können Sie, wie bei den anderen Suchmethoden auch, Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen.

Wählen Sie einen Begriff aus dem Browse-Fenster (z. B. Titel, Schlagworte, Ausstellungen, etc.) und alle Datensätze, die zum ausgewählten Attribut passen, werden angezeigt. Wenn Ihr Browse-Vorgang noch weiter gefiltert werden kann, sehen Sie die weiteren verfügbaren Attribute in einer Steuerleiste über den Ergebnissen. Zum Beispiel filtern Sie zunächst nach einem bestimmten Schlagwort und wählen dann als nächstes Attribut eine Jahreszahl aus. Dabei aktualisiert sich das Suchfenster und zeigt Ihnen die neuen Ergebnisse an.

Um Ihre Filterung der Browse-Ergebnisse zu ändern, klicken Sie auf das Symbol [X], um ein Attribut zu entfernen, und wählen Sie ein neues über die Steuerleiste aus. Wenn keine weiteren anwendbaren Bedingungen für die Filterung der Ergebnisse existieren, können Sie auf "start new search" klicken, um von vorne zu beginnen.

Browse Menü

Browse.png

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