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<languages/> Benutzerhandbuch: Übersicht

Dieser Abschnitt bietet eine Anleitung für Katalogisierer und Administratoren, die mit CollectiveAccess ihre Sammlungen verwalten. Die einzelnen Seiten liefern Ihnen ein Verständnis dafür, wie Sie durch die Datenbank navigieren und zwischen den verschiedenen Typen unterscheiden können. Zusätzlich erhalten Sie Infos darüber, wie Sie die Datenbank durchsuchen, Einstellungen und Präferenzen festlegen und die Metadaten über die Benutzeroberfläche verwalten können. Weiter unten finden Sie eine alphabetische Auflistung der Seiten dieses Benutzerhandbuchs.


Zugang und Einstellungen

Bei CollectiveAccess handelt es sich um ein webbasiertes System, welches durch Logindaten extern zugänglich ist. Jedes Login besitzt eine persönliche Startseite (auch Dashboard genannt) von der aus Sie durch die Datenbank navigieren können. Tools, wie z. B. das Inspector Window, helfen Ihnen dabei Ihre Arbeit zu verfolgen. Zum besseren Verständnis über Ihre Navigationsmöglichkeiten betrachten Sie bitte: Zugriff und Navigation in der Datenbank. Sobald Sie Zugang zur Datenbank erlangt haben, können Sie Ihre Preferences anpassen.

Administratoren, die Berechtigungen zum setzen der Zugangsrechte haben, können Logins und Rechte für die Nutzer vergeben. Unter Access Roles finden Sie Informationen über die, durch Collective Access definierten, Benutzerrollen. Weitere Informationen über die Verwaltung und Einstellung von Zugangsrechten, sowie die Erstellung neuer Logins, finden Sie unter Access Control Settings.

Primärtypen und Erstellung von Datensätzen

Obwohl man CollectiveAccess stark auf die eigenen Bedürfnisse anpassen kann, besteht es im Kern aus 16 Primärtypen bzw. Basistabellen. Um effizient mit der Sofware arbeiten zu können ist es wichtig die Unterschiede zwischen den einzelnen Basistypen der Datensätze zu kennen. Eine schnelle Übersicht der Typen finden Sie unter Basistabellen. Beachten Sie, dass nicht jede Sammlung all diese Typen beinhaltet und diese auch manchmal variieren. Trotzdem wird Ihnen das Verständnis über die Kombination der Basiskomponenten, aus denen CollectiveAccess besteht, bei der Katalogisierung helfen.

Sobald Sie die Basistabellen verstanden haben, können Sie mit der Erstellung von Datensätzen beginnen. Die Einzelheiten der Datensatzerstellung werden sich zwar von Institution zu Institution unterscheiden, letztendlich bestehen jedoch alle Datensätze aus den selben herkömmlichen Datentypen und entfalten dabei ein ähnliches User Interface. Eine Einweisung in die Erstellung eines Datensatzes können Sie hier finden.

Jeder Datensatz besteht zumindest aus einer Rubrik "Basis Information". Weitere Rubriken werden entsprechend der Anforderungen des Projekts hinzugefügt. Eine Übersicht von häufig vorkommenden Rubriken in CollectiveAccess finden Sie unter Common Screens. Ein Beispiel hierfür ist die Rubrik "Medien", da viele Datensätze Bilder oder andere Medien zum Objekt enthalten. Das Hochladen von Medien ist einfach und wird unter Medien hochladen beschrieben.

Beziehungen

Eine wichtige Funktion von CollectiveAccess ist die Möglichkeit Beziehungen zwischen Datensätzen zu erstellen. Bei der Erstellung von Datensätzen legen Sie evtl. Wert darauf wichtige Verbindungen festzuhalten. Um dies zu realisieren klicken Sie, nachdem Sie die grundlegenden Informationen im Datensatz aufgenommen haben, einfach auf "Beziehungen" in Ihrer Navigationsleiste. Häufige Beziehungen sind z. B. eine Entität mit einer Beziehung zu einem Werk oder Objekte mit einer Beziehung zu einer Veranstaltung. Eine Übersicht über die Erstellung von Beziehungen in CollectiveAccess finden Sie unter Relationships.

Suchen und Browsen

Nachdem Sie Ihre Datenbank mit Datensätzen gefüllt haben möchten Sie diese auch gezielt durchsuchen oder einfach nur durch die Datensätze browsen. CollectiveAccess bietet Ihnen dafür diverse Möglichkeiten, die sich in Komplexität und Umfang unterscheiden. Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter Suchen und Browsen. Bitte beachten Sie, dass sich die hier beschriebenen Browsing-Möglichkeiten, auf Grund der Individualisierbarkeit für den gewünschten Einsatzzweck, von denen in Ihrer Institution unterscheiden können.

Displays und Sets

CollectiveAccess bietet Ihnen verschiedene Funktionen um Ihre Daten zu organisieren, anzusehen und auf eine elegante und saubere Art und Weise zu teilen. Ein Beispiel hierfür sind Displays. Diese können Sie verwenden, um die angezeigten Felder Ihrer Suchergebnisse oder einer Sammlung von Datensätzen zu filtern und exportieren. Damit erlauben Ihnen Displays genau die Informationen aus den Datensätzen heraus zu filtern, die Sie für Ihren Einsatzzweck benötigen. Weitere Information zu diesem Thema finden Sie unter Displays.

In CollectiveAccess können Sie Gruppen aus Ihren ausgewählten Datensätzen erstellen. Diese Gruppen werden Sets genannt und sind hauptsächlich für den temporären Einsatz und den Austausch mit anderen Nutzern gedacht. Wie Sie Sets erstellen erfahren Sie unter Sets.

Administration

Für Benutzer mit administrativen Rechten ist es evtl. hilfreich sich mit dem Workflow zur Erstellung von Metadaten auseinanderzusetzen. Beispielsweise kann es passieren, dass Sie neue Werte zu einer Liste hinzufügen oder sogar eine neue Liste für die Verwendung in Ihrer Datenbank erstellen müssen. Um Listen und Vokabulare zu verwalten, müssen Sie in der Benutzeroberfläche zu "Verwalten" -> "Listen und Vokabulare" navigieren. Unter Lists and Vocabularies finden Sie weiterführende Informationen zur Verwaltung von Listen.

In order to incorporate new lists into your cataloging, you will need to append them to metadata elements and then add them to the user interface. See User Interface Administration for help with those steps. The process described in “User Interface Administration” also applies to the creation of any new metadata element. It is important to understand that one does not create new metadata elements within the context of each individual screen; instead, using the administration options explained in the aforementioned pages, one chooses from a pool of metadata elements which can be added to the appropriate screens as needed.

Daten importieren

Für alle, die von einem anderen System auf CollectiveAccess wechseln, gibt es Tools und Tipps um Sie beim Datenumzug zu unterstützen. Falls Sie einen Datensatz von relativ überschaubarer Größe umsiedeln wollen, liefert Ihnen die Benutzeroberfläche eine Funktion für den Upload von Import-Mappings und Quelldaten. Eine schnelle Übersicht finden Sie unter Data Import und einen tieferen Einblick in den Importvorgang erhalten Sie unter Data Import: Creating and Running a Mapping.


Die oben erwähnten Seiten und weitere, nützliche Tipps finden Sie hier unten:

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