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Sets, another aspect of Management in CollectiveAccess, are ordered groupings of any record type defined by users for a specific purpose. Unlike Collections, Sets are ad-hoc groups of records created by a user for a practical purpose (e.g., a working checklist for an upcoming exhibition, or a set of Entities for which biographical information is needed). They are typically temporary groupings and thus not meant for collection-level cataloging.

Set items

A "set item" is a record assigned to a Set. Records in a Set can take additional cataloging, allowing one to contextualize and annotate records within an assigned Set. This enables the construction of Sets where each record contains Set-specific captions and links. This makes Sets and Set Items a great tool for constructing slideshows and tours based on your collection records, without affecting the original records in the database.

Creating Sets

CollectiveAccess allows you to create unique Sets to organize and manage your records. Through Sets you can curate content for a website, manage cataloging workflows, perform batch edits and group objects together for practically any purpose. So how do you create them?

Neues Set erstellen

  • Gehen Sie in der globalen Navigationsleiste zum Menüpunkt Verwalten -> Meine Sets.
  • Wählen Sie aus, welche Art von Set Sie erstellen möchten:

Öffentliche Präsentation wird auf der öffentlichen Webseite (Pawtucket) veröffentlicht. Benutzer Set erstellt ein Set, das nur im Back-End der Datenbank (Providence) sichtbar ist.

  • Wählen Sie aus, welche Art von Datensätzen Sie dem Set hinzufügen möchten. Vergeben Sie einen Titel und einen "Set Code" für das Set. Der Code muss, zur Unterscheidung von anderen Sets, eindeutig sein. Sie können bei Bedarf auch noch eine Beschreibung hinzufügen.
  • Durch klicken auf Speichern aktivieren Sie das Set.
  • Bevor Sie Datensätze hinzufügen können, muss zuerst ein Set erstellt und gespeichert werden.

Neues Set erstellen

Creating a set.png

Scrollen Sie runter zum "Set Items"-Fenster um Datensätze zum Set hinzuzufügen. Geben Sie in der Autovervollständigungs-Textbox entweder den Titel oder die eindeutige ID des Datensatzes ein, den Sie hinzufügen möchten. Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus den Ergebnisse aus. Dabei wird dieser automatisch dem Set hinzugefügt. Click the X inside the record to remove it from the set. Bevor Sie Datensätze hinzufügen können, müssen zumindest Titel und Code des Sets gespeichert sein.

Hinzufügen eines Items zum Set

Adding items.png

Sharing Sets

From the Set Info screen, you can assign access permissions for your set. First, you may determine whether you wish the set to be publicly accessible using the “Access” drop-down. From the Group Access element, you may add specific group users and assign them read-only or editing access to your set. Enter the name of the group, then select “can read” or “can edit” from the drop-down menu. Additionally, you may assign a date to the user permissions. Permissions will expire on the date you enter. If you do not wish to set a time limit on the user permissions, leave the date field blank.

Zugriffsrechte für Sets

Sets access fields.png

Sets group access fields.png

Nach Set suchen

From the inspector in the “Find-Object” menu, you may search by any set available to you, by selecting the set title from the “Search By Set” drop-down menu. Once you search by set, all set items will display in the results as usual, and all the display options apply as they would in any other type of search.


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