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Bei der Erstellung von Datensätzen haben Sie auch die Möglichkeit einen alternativen Namen (häufig ein umgangssprachlicher Ausdruck, welcher das Objekt beschreibt) anzugeben. Das vereinfacht, vor allem auf öffentlichen Webseiten, die Suche nach dem Objekt. Standardmäßig gibt es zwei Arten von alternativen Titeln, "alternate" und "use for", welche über das Dropdown-Menü "Typ" ausgewählt werden können. Alternate sind alternative Schreibweisen für den Titel, welche akzeptierbar sind. Zu "use for" zählen Bezeichnungen und Titel, welche fälschlicherweise häufig mit den Objekt in Verbindung gebracht werden, wie z. B. Rechtschreibfehler. Die Eingabe von alternativen Namen über "use for" ermöglicht es, dass der richtige Datensatz in der Suche ausgegeben wird und verhindert die Erstellung von redundanten Datensätzen. Der Standardinhalt beschreibt darüber hinaus, wie solche alternative Titel geschrieben werden sollen. Beim Ausfüllen dieses Feldes ist es sinnvoll sich danach zu richten, statt zu raten.  
 
Bei der Erstellung von Datensätzen haben Sie auch die Möglichkeit einen alternativen Namen (häufig ein umgangssprachlicher Ausdruck, welcher das Objekt beschreibt) anzugeben. Das vereinfacht, vor allem auf öffentlichen Webseiten, die Suche nach dem Objekt. Standardmäßig gibt es zwei Arten von alternativen Titeln, "alternate" und "use for", welche über das Dropdown-Menü "Typ" ausgewählt werden können. Alternate sind alternative Schreibweisen für den Titel, welche akzeptierbar sind. Zu "use for" zählen Bezeichnungen und Titel, welche fälschlicherweise häufig mit den Objekt in Verbindung gebracht werden, wie z. B. Rechtschreibfehler. Die Eingabe von alternativen Namen über "use for" ermöglicht es, dass der richtige Datensatz in der Suche ausgegeben wird und verhindert die Erstellung von redundanten Datensätzen. Der Standardinhalt beschreibt darüber hinaus, wie solche alternative Titel geschrieben werden sollen. Beim Ausfüllen dieses Feldes ist es sinnvoll sich danach zu richten, statt zu raten.  
  
=== The Inspector Window ===
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=== Das Inspector Window ===  
After a record has been saved for the first time, the Inspector Window will appear in the top left corner of the record. The Inspector Window contains several elements that will help you keep track of your work.
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Nachdem ein Datensatz zum ersten Mal gespeichert wurde, erscheint das Inspector Window in der linken oberen Ecke. Das Inspector Window enthält diverse Informationen, die es Ihnen erleichtert den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen.
  
 
The Inspector Window
 
The Inspector Window

Revision as of 12:53, 18 February 2014

[Valid for v1.3]

Datensatz anlegen

Es gibt unterschiedliche Vorgehensweisen um verschiedene Arten von Datensätzen anzulegen. Da in einem typischen Projekt hauptsächlich mit Objekten gearbeitet wird, können wir diese Art von Datensatz als Beispiel heranziehen. Fahren Sie mit der Maus in der globalen Navigationsleiste über das Feld "NEU" und wählen Sie den entsprechenden Typ, falls vorhanden einen Unterpunkt, im Dropdown-Menü aus. Das Programm ist so ausgelegt, dass Sie bereits von Anfang an ein gewisses Maß an Spezifität bei der Erstellung eines Datensatzes vorliegen haben. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, gelangen Sie automatisch auf die Basisdaten-Seite und weitere Seiten werden in der Navigationsleiste am Rand angezeigt.

Basisdaten-Seite (Objekt Datensatz)

Basicinfo.png

Die Basisdaten-Seite enthält die Grundlagen für die Anlage eines neuen Datensatzes. Geben Sie alle bekannten Informationen ein und klicken Sie anschließend auf "Speichern". Ein Datensatz kann auch mit leeren Feldern abgespeichert werden, solange keine Pflichtfelder offen gelassen wurden. Sie erhalten eine Warnung, falls wichtige Informationen fehlen sollten. Geben Sie jedoch mindestens einen Titel und eine Objekt-ID an. Bitte beachten Sie, dass ein Datensatz zuerst gespeichert werden muss, bevor Sie Zugang zu den weiteren Seiten in der lokalen Navigationsleiste erhalten.

Alternativer Titel

Bei der Erstellung von Datensätzen haben Sie auch die Möglichkeit einen alternativen Namen (häufig ein umgangssprachlicher Ausdruck, welcher das Objekt beschreibt) anzugeben. Das vereinfacht, vor allem auf öffentlichen Webseiten, die Suche nach dem Objekt. Standardmäßig gibt es zwei Arten von alternativen Titeln, "alternate" und "use for", welche über das Dropdown-Menü "Typ" ausgewählt werden können. Alternate sind alternative Schreibweisen für den Titel, welche akzeptierbar sind. Zu "use for" zählen Bezeichnungen und Titel, welche fälschlicherweise häufig mit den Objekt in Verbindung gebracht werden, wie z. B. Rechtschreibfehler. Die Eingabe von alternativen Namen über "use for" ermöglicht es, dass der richtige Datensatz in der Suche ausgegeben wird und verhindert die Erstellung von redundanten Datensätzen. Der Standardinhalt beschreibt darüber hinaus, wie solche alternative Titel geschrieben werden sollen. Beim Ausfüllen dieses Feldes ist es sinnvoll sich danach zu richten, statt zu raten.

Das Inspector Window

Nachdem ein Datensatz zum ersten Mal gespeichert wurde, erscheint das Inspector Window in der linken oberen Ecke. Das Inspector Window enthält diverse Informationen, die es Ihnen erleichtert den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen.

The Inspector Window

Inspector.png
  • Ergebnis-Steuerung: Diese Steuerungselemente ermöglichen Ihnen die Navigation durch die Suchergebnisse nachdem Sie gesucht oder gebrowsed haben. Benutzen Sie die Pfeile um Ihre Suchergebnisse nacheinander zu betrachten. Eine Klick auf "Ergebnisse" liefert sie zu einer Auflistung der Suchergebnisse.
  • Identifikationsinformationen: Zeigt den Typ, Namen und die Inventar- bzw. Erwerbsnummer an.
  • Beobachten-Icon: Durch einen Klick auf dieses Icon wird das Objekt zur Liste der beobachteten Datensätze hinzugefügt. Diese kann, durch Auswahl von "Verwalten > Meine beobachteten Datensätze" in der globalen Navigationsleiste, eingesehen werden. Bei Verfügbarkeit wird das Icon schwarz.
  • Type Change Icon: Befindet sich direkt über dem Beobachten Icon. Ein Klick auf dieses Symbol ermöglicht es den Typen des Datensatzes zu ändern. Warnung: Dies kann unter Umständen auch andere Datensätze beeinflussen.
  • "Weniger/Mehr Informationen"-Button: Kürzt oder erweitert das Inspector Window.
  • Medien-Vorschau: Zeigt ein Vorschaubild der verknüpften Medien. Sollten mehrere Medien verknüpft sein, werden Pfeil-Button zum navigieren angezeigt. Durch einen Klick auf das Bild wird der Media Viewer geöffnet. Hier können Sie nun das Bild bzw. die Datei heranzoomen, verschieben und in einer bestimmten Auswahl an Größen downloaden. Sie können hier auch Audio- und Videodateien abspielen, sowie Dokumente anzeigen. Auf den Media Viewer wird in diesem Handbuch später noch genauer eingegangen.

Populating data elements

Once you have populated the basic info page and you have the basis for your record, you can move on to the additional screens to complete the record. In order to feel comfortable using these screens, you will want to be familiar with the common types of data elements used in CollectiveAccess, described below.

  • Text: The majority of data elements are text fields, which represent a free-text value (there is no rigid format for entering information in these fields). Common text fields could be Title, Description, and Provenance. This element accepts any type of text.
  • DateRange: This element represents a specific date or date range. CollectiveAccess is relatively flexible in terms of the values it will accept for this element; the same date could be represented as 6/7/2007, 6-7-2007, 6.7.2007, 7-JUN-2007, or 7-JUN-07. For a complete list of acceptable formats, please visit Date and Time Formats.
  • List: Lists can be rendered in many ways, and are available to make cataloging faster and more efficient. Common lists are rendered types as drop-down menus and checkboxes, though they can also be in a type-ahead or hierarchy browser format. In a drop-down list or checkbox, simply select the relevant item(s) from the list.
  • Dimensions and Weight: These elements accept dimension and weight measurements in metric and English units. Entries are simply a numeric quantity + a unit specifier. Supported units specifiers are described on the measurement input formats page.
  • Currency: Currency elements accept a currency value composed of a specifier and a decimal number. The current specifier should be a standard three-letter currency code.
  • Media: Uploaded media (image, sound, video). CollectiveAccess will try to identify the file, extract metadata and create derivatives.
  • LCSH (Library of Congress Subject Headings): This is a lookup field in which you can enter the first few letters of a Library of Congress Subject and the database will return a list of possible matches. There is a “Subjects” screen under “Objects” in which you can add multiple Library of Congress Subject Headings.
Namespaces

Variants
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