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*'''Identifikationsinformationen:''' Zeigt den Typ, Namen und die Inventar- bzw. Erwerbsnummer an.
 
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*'''Beobachten-Icon:''' Durch einen Klick auf dieses Icon wird das Objekt zur Liste der beobachteten Datensätze hinzugefügt. Diese kann, durch Auswahl von "Verwalten > Meine beobachteten Datensätze" in der globalen Navigationsleiste, eingesehen werden. Bei Verfügbarkeit wird das Icon schwarz.
 
*'''Beobachten-Icon:''' Durch einen Klick auf dieses Icon wird das Objekt zur Liste der beobachteten Datensätze hinzugefügt. Diese kann, durch Auswahl von "Verwalten > Meine beobachteten Datensätze" in der globalen Navigationsleiste, eingesehen werden. Bei Verfügbarkeit wird das Icon schwarz.
*'''Type Change Icon:''' Befindet sich direkt über dem Beobachten Icon. Ein Klick auf dieses Symbol ermöglicht es den Typen des Datensatzes zu ändern. Warnung: Dies kann unter Umständen auch andere Datensätze beeinflussen.
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*'''"Typ ändern"-Icon:''' Befindet sich direkt über dem Beobachten Icon. Ein Klick auf dieses Symbol ermöglicht es den Typen des Datensatzes zu ändern. Warnung: Dies kann unter Umständen auch andere Datensätze beeinflussen.
 
*'''"Weniger/Mehr Informationen"-Button:''' Kürzt oder erweitert das Übersichts-Fenster.
 
*'''"Weniger/Mehr Informationen"-Button:''' Kürzt oder erweitert das Übersichts-Fenster.
 
*'''Medien-Vorschau:''' Zeigt ein Vorschaubild der verknüpften Medien. Sollten mehrere Medien verknüpft sein, werden Pfeil-Button zum navigieren angezeigt. Durch einen Klick auf das Bild wird der Media Viewer geöffnet. Hier können Sie nun das Bild bzw. die Datei heranzoomen, verschieben und in einer bestimmten Auswahl an Größen downloaden. Sie können hier auch Audio- und Videodateien abspielen, sowie Dokumente anzeigen. Auf den Media Viewer wird in diesem Handbuch später noch genauer eingegangen.
 
*'''Medien-Vorschau:''' Zeigt ein Vorschaubild der verknüpften Medien. Sollten mehrere Medien verknüpft sein, werden Pfeil-Button zum navigieren angezeigt. Durch einen Klick auf das Bild wird der Media Viewer geöffnet. Hier können Sie nun das Bild bzw. die Datei heranzoomen, verschieben und in einer bestimmten Auswahl an Größen downloaden. Sie können hier auch Audio- und Videodateien abspielen, sowie Dokumente anzeigen. Auf den Media Viewer wird in diesem Handbuch später noch genauer eingegangen.

Revision as of 08:06, 19 February 2014

[Valid for v1.3]

Datensatz anlegen

Es gibt unterschiedliche Vorgehensweisen um verschiedene Arten von Datensätzen anzulegen. Da in einem typischen Projekt hauptsächlich mit Objekten gearbeitet wird, können wir diese Art von Datensatz als Beispiel heranziehen. Fahren Sie mit der Maus in der globalen Navigationsleiste über das Feld "NEU" und wählen Sie den entsprechenden Typ, falls vorhanden einen Unterpunkt, im Dropdown-Menü aus. Das Programm ist so ausgelegt, dass Sie bereits von Anfang an ein gewisses Maß an Spezifität bei der Erstellung eines Datensatzes vorliegen haben. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, gelangen Sie automatisch auf die Basisdaten-Seite und weitere Seiten werden in der Navigationsleiste am Rand angezeigt.

Basisdaten-Seite (Objekt Datensatz)

Basicinfo.png

Die Basisdaten-Seite enthält die Grundlagen für die Anlage eines neuen Datensatzes. Geben Sie alle bekannten Informationen ein und klicken Sie anschließend auf "Speichern". Ein Datensatz kann auch mit leeren Feldern abgespeichert werden, solange keine Pflichtfelder offen gelassen wurden. Sie erhalten eine Warnung, falls wichtige Informationen fehlen sollten. Geben Sie jedoch mindestens einen Titel und eine Objekt-ID an. Bitte beachten Sie, dass ein Datensatz zuerst gespeichert werden muss, bevor Sie Zugang zu den weiteren Seiten in der lokalen Navigationsleiste erhalten.

Alternativer Titel

Bei der Erstellung von Datensätzen haben Sie auch die Möglichkeit einen alternativen Namen (häufig ein umgangssprachlicher Ausdruck, welcher das Objekt beschreibt) anzugeben. Das vereinfacht, vor allem auf öffentlichen Webseiten, die Suche nach dem Objekt. Standardmäßig gibt es zwei Arten von alternativen Titeln, "alternate" und "use for", welche über das Dropdown-Menü "Typ" ausgewählt werden können. Alternate sind alternative Schreibweisen für den Titel, welche akzeptierbar sind. Zu "use for" zählen Bezeichnungen und Titel, welche fälschlicherweise häufig mit den Objekt in Verbindung gebracht werden, wie z. B. Rechtschreibfehler. Die Eingabe von alternativen Namen über "use for" ermöglicht es, dass der richtige Datensatz in der Suche ausgegeben wird und verhindert die Erstellung von redundanten Datensätzen. Der Standardinhalt beschreibt darüber hinaus, wie solche alternative Titel geschrieben werden sollen. Beim Ausfüllen dieses Feldes ist es sinnvoll sich danach zu richten, statt zu raten.

Das Übersichts-Fenster

Nachdem ein Datensatz zum ersten Mal gespeichert wurde, erscheint in der linken oberen Ecke eine Übersicht. Das Übersichts-Fenster enthält diverse Informationen, die es Ihnen erleichtert den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen.

Das Übersichts-Fenster

Inspector.png
  • Ergebnis-Steuerung: Diese Steuerungselemente ermöglichen Ihnen die Navigation durch die Suchergebnisse nachdem Sie gesucht oder gebrowsed haben. Benutzen Sie die Pfeile um Ihre Suchergebnisse nacheinander zu betrachten. Eine Klick auf "Ergebnisse" liefert sie zu einer Auflistung der Suchergebnisse.
  • Identifikationsinformationen: Zeigt den Typ, Namen und die Inventar- bzw. Erwerbsnummer an.
  • Beobachten-Icon: Durch einen Klick auf dieses Icon wird das Objekt zur Liste der beobachteten Datensätze hinzugefügt. Diese kann, durch Auswahl von "Verwalten > Meine beobachteten Datensätze" in der globalen Navigationsleiste, eingesehen werden. Bei Verfügbarkeit wird das Icon schwarz.
  • "Typ ändern"-Icon: Befindet sich direkt über dem Beobachten Icon. Ein Klick auf dieses Symbol ermöglicht es den Typen des Datensatzes zu ändern. Warnung: Dies kann unter Umständen auch andere Datensätze beeinflussen.
  • "Weniger/Mehr Informationen"-Button: Kürzt oder erweitert das Übersichts-Fenster.
  • Medien-Vorschau: Zeigt ein Vorschaubild der verknüpften Medien. Sollten mehrere Medien verknüpft sein, werden Pfeil-Button zum navigieren angezeigt. Durch einen Klick auf das Bild wird der Media Viewer geöffnet. Hier können Sie nun das Bild bzw. die Datei heranzoomen, verschieben und in einer bestimmten Auswahl an Größen downloaden. Sie können hier auch Audio- und Videodateien abspielen, sowie Dokumente anzeigen. Auf den Media Viewer wird in diesem Handbuch später noch genauer eingegangen.

Auffüllen von Datenelementen

Sobald Sie die Basisdaten aufgenommen haben, können Sie dazu übergehen die zusätzlichen Informationen zum Datensatz einzupflegen. Dabei ist es für Sie gewiss hilfreich sich mit den häufigsten Arten von Datenelementen in CollectiveAccess vertraut zu machen. Diese werden folgend beschrieben:

  • Text: Der Großteil der Datenelemente sind Textfelder, welche einen Freitext als Wert akzeptieren (es gibt also keine Formatvorschriften für dieses Feld). Übliche Textfelder könnten z. B. Titel, Beschreibung und Herkunft sein. Dieses Element akzeptiert jede Art von Text.
  • Datumsbereich: Dieses Element stellt ein bestimmtes Datum oder einen Datumsbereich dar. CollectiveAccess ist ziemlich flexibel darin, welcher Wert hierbei akzeptiert wird. Man kann beispielsweise das gleiche Datum in folgenden Schreibweisen einpflegen: 6/7/2007, 6-7-2007, 6.7.2007, 7-JUN-2007 oder 7-JUN-07. Für eine vollständige Liste der akzeptierten Formate klicken Sie bitte hier.
  • Liste: Listen können auf verschiedene Weisen dargestellt werden und dienen dazu die Katalogisierung effizienter und schneller zu bewältigen. Herkömmliche Listen werden als Dropdown-Menüs und Checkboxen angezeigt, aus der das/die relevante/n Item/s ausgewählt werden können. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass Listen in einem hierarchischen Browserformat oder einem type-ahead dargestellt werden.
  • Maße und Gewicht: Dieses Element akzeptiert Maße und Gewichte in metrischen und englischen Einheiten. Der Inhalt besteht dabei aus einem numerischen Wert und einer Einheitsangabe. Unterstütze Einheitenformate finden Sie hier.
  • Währung: Dieses Element setzt sich aus einer Währungseinheit und einer Dezimalzahl zusammen. Die Währungseinheit wird dabei durch den allgemein gültigen, dreistelligen Währungscode angegeben (z. B. EUR, USD, GBP, etc.).
  • Medien: Hochgeladene Medien (Bild, Audio, Video). CollectiveAccess wird versuchen den Dateityp zu erkennen, die Metadaten zu extrahieren und eine Beschreibung daraus zu erstellen.
  • LCSH (Library of Congress Subject Headings): Hierbei handelt es sich um ein Suchfeld, in dem man durch Eingabe der ersten paar Buchstaben eines Schlagwortes eingeben kann und diese in der LCSH nachgeschlagen wird. Die Datenbank liefert dann eine Liste möglicher Treffer zurück. Es gibt eine “Schlagworte” Seite unter “Objekte” auf der mehrere LCSH Schlagworte eingetragen werden können.
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