Difference between revisions of "Creating Records/de"

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=== Datensatz anlegen ===
 
=== Datensatz anlegen ===
 
Es gibt unterschiedliche Vorgehensweisen um verschiedene Arten von Datensätzen anzulegen. Da in einem typischen Projekt hauptsächlich mit Objekten gearbeitet wird, können wir diese Art von Datensatz als Beispiel heranziehen. Fahren Sie mit der Maus in der globalen Navigationsleiste über das Feld "NEU" und wählen Sie den entsprechenden Typ, falls vorhanden einen Unterpunkt, im Dropdown-Menü aus. Das Programm ist so ausgelegt, dass Sie bereits von Anfang an ein gewisses Maß an Spezifität bei der Erstellung eines Datensatzes vorliegen haben. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, gelangen Sie automatisch auf die Basisdaten-Seite und weitere Seiten werden in der Navigationsleiste am Rand angezeigt.
 
Es gibt unterschiedliche Vorgehensweisen um verschiedene Arten von Datensätzen anzulegen. Da in einem typischen Projekt hauptsächlich mit Objekten gearbeitet wird, können wir diese Art von Datensatz als Beispiel heranziehen. Fahren Sie mit der Maus in der globalen Navigationsleiste über das Feld "NEU" und wählen Sie den entsprechenden Typ, falls vorhanden einen Unterpunkt, im Dropdown-Menü aus. Das Programm ist so ausgelegt, dass Sie bereits von Anfang an ein gewisses Maß an Spezifität bei der Erstellung eines Datensatzes vorliegen haben. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, gelangen Sie automatisch auf die Basisdaten-Seite und weitere Seiten werden in der Navigationsleiste am Rand angezeigt.
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'''Basisdaten-Seite (Objekt Datensatz)'''
 
'''Basisdaten-Seite (Objekt Datensatz)'''
  
 
[[file:basicinfo.png]]
 
[[file:basicinfo.png]]
 
The Basic Info page contains the foundation for a new record. Enter all known information and click save. A record can be saved with blank fields, so long as no required metadata elements are left empty (in which case you’ll receive a warning).  Be sure to include at least a Title and an Object Identifier. Note that a record must be saved first to activate the Local Navigation bar, giving you access to the additional screens.
 
  
=== Alternate Names ===
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Die Basisdaten-Seite enthält die Grundlagen für die Anlage eines neuen Datensatzes. Geben Sie alle bekannten Informationen ein und klicken Sie anschließend auf "Speichern". Ein Datensatz kann auch mit leeren Feldern abgespeichert werden, solange keine Pflichtfelder offen gelassen wurden. Sie erhalten eine Warnung, falls wichtige Informationen fehlen sollten. Geben Sie jedoch mindestens einen Titel und eine Objekt-ID an. Bitte beachten Sie, dass ein Datensatz zuerst gespeichert werden muss, bevor Sie Zugang zu den weiteren Seiten in der lokalen Navigationsleiste erhalten.
As you create records, you will notice that Objects and Entities allow for "alternate names" (often colloquialisms which describe an object). This makes it easier to find the objects for which you are searching, especially on the public website. There are two different types of alternate names which can be entered into the system, “alternate” and “use for,” which can be chosen using the “type” drop-down menu. Alternate names are alternative, but still acceptable labels and names for an object. “Use for” names, on the other hand, are incorrect labels that are frequently attached to an item, such as misspellings. Entering alternate spellings in the “use for” field allows the proper records to appear in searches and prevent redundant records from being created. The content standard also describes how to formulate Alternate Names, and you should refer to this (rather than guessing) when filling out this field.  
 
  
=== The Inspector Window ===
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=== Alternativer Titel ===
After a record has been saved for the first time, the Inspector Window will appear in the top left corner of the record. The Inspector Window contains several elements that will help you keep track of your work.
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Bei der Erstellung von Datensätzen haben Sie auch die Möglichkeit einen alternativen Namen (häufig ein umgangssprachlicher Ausdruck, welcher das Objekt beschreibt) anzugeben. Das vereinfacht, vor allem auf öffentlichen Webseiten, die Suche nach dem Objekt. Standardmäßig gibt es zwei Arten von alternativen Titeln, "alternate" und "use for", welche über das Dropdown-Menü "Typ" ausgewählt werden können. Alternate sind alternative Schreibweisen für den Titel, welche akzeptierbar sind. Zu "use for" zählen Bezeichnungen und Titel, welche fälschlicherweise häufig mit den Objekt in Verbindung gebracht werden, wie z. B. Rechtschreibfehler. Die Eingabe von alternativen Namen über "use for" ermöglicht es, dass der richtige Datensatz in der Suche ausgegeben wird und verhindert die Erstellung von redundanten Datensätzen. Der Standardinhalt beschreibt darüber hinaus, wie solche alternative Titel geschrieben werden sollen. Beim Ausfüllen dieses Feldes ist es sinnvoll sich danach zu richten, statt zu raten.  
  
The Inspector Window
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=== Das Übersichts-Fenster ===
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Nachdem ein Datensatz zum ersten Mal gespeichert wurde, erscheint in der linken oberen Ecke eine Übersicht. Das Übersichts-Fenster enthält diverse Informationen, die es Ihnen erleichtert den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen.
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'''Das Übersichts-Fenster'''
 
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*'''Results Control:''' These controls allow you to navigate through your search results after conducting a “Search” or “Browse.” Use the arrows to view your search results one by one. Clicking “Results” will take you back to your full list of search results.
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*'''Ergebnis-Steuerung:''' Diese Steuerungselemente ermöglichen Ihnen die Navigation durch die Suchergebnisse nachdem Sie gesucht oder gebrowsed haben. Benutzen Sie die Pfeile um Ihre Suchergebnisse nacheinander zu betrachten. Eine Klick auf "Ergebnisse" liefert sie zu einer Auflistung der Suchergebnisse.
*'''Identifying Information:''' Displays the object type, name, and accession number.
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*'''Identifikationsinformationen:''' Zeigt den Typ, Namen und die Inventar- bzw. Erwerbsnummer an.
*'''Watch List Icon:''' Clicking this icon adds the selected object to your watch list, which can be accessed by selecting “Manage > My watched items” from the Global Navigation Bar. The icon turns black when active.
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*'''Beobachten-Icon:''' Durch einen Klick auf dieses Icon wird das Objekt zur Liste der beobachteten Datensätze hinzugefügt. Diese kann, durch Auswahl von "Verwalten > Meine beobachteten Datensätze" in der globalen Navigationsleiste, eingesehen werden. Bei Verfügbarkeit wird das Icon schwarz.
*'''Type Change Icon:''' Located directly above the Watch List Icon, clicking on this symbol gives you the option to change your record from one type of object to another. Be forewarned: this can affect other records as well.
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*'''"Typ ändern"-Icon:''' Befindet sich direkt über dem Beobachten Icon. Ein Klick auf dieses Symbol ermöglicht es den Typen des Datensatzes zu ändern. Warnung: Dies kann unter Umständen auch andere Datensätze beeinflussen.
*'''Less/More Info Button:''' Collapses or expands the Inspector window.
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*'''"Weniger/Mehr Informationen"-Button:''' Kürzt oder erweitert das Übersichts-Fenster.
*'''Media Thumbnail:''' Shows a thumbnail image of attached media. When there are multiple items attached to a record, arrow keys will appear. When clicked, the Media Viewer will launch, allowing you to pan and zoom across the image or file as well as download it in a range of sizes. It can also play audio, video media, and display documents. The Media Viewer will be discussed more thoroughly later on in this document.
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*'''Medien-Vorschau:''' Zeigt ein Vorschaubild der verknüpften Medien. Sollten mehrere Medien verknüpft sein, werden Pfeil-Button zum navigieren angezeigt. Durch einen Klick auf das Bild wird der Media Viewer geöffnet. Hier können Sie nun das Bild bzw. die Datei heranzoomen, verschieben und in einer bestimmten Auswahl an Größen downloaden. Sie können hier auch Audio- und Videodateien abspielen, sowie Dokumente anzeigen. Auf den Media Viewer wird in diesem Handbuch später noch genauer eingegangen.
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=== Auffüllen von Datenelementen ===
  
=== Populating data elements ===
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Sobald Sie die Basisdaten aufgenommen haben, können Sie dazu übergehen die zusätzlichen Informationen zum Datensatz einzupflegen. Dabei ist es für Sie gewiss hilfreich sich mit den häufigsten Arten von Datenelementen in CollectiveAccess vertraut zu machen. Diese werden folgend beschrieben:
  
Once you have populated the basic info page and you have the basis for your record, you can move on to the additional screens to complete the record. In order to feel comfortable using these screens, you will want to be familiar with the common types of data elements used in CollectiveAccess, described below.
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*'''Text:''' Der Großteil der Datenelemente sind Textfelder, welche einen Freitext als Wert akzeptieren (es gibt also keine Formatvorschriften für dieses Feld). Übliche Textfelder könnten z. B. Titel, Beschreibung und Herkunft sein. Dieses Element akzeptiert jede Art von Text.
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*'''Datumsbereich:''' Dieses Element stellt ein bestimmtes Datum oder einen Datumsbereich dar. CollectiveAccess ist ziemlich flexibel darin, welcher Wert hierbei akzeptiert wird. Man kann beispielsweise das gleiche Datum in folgenden Schreibweisen einpflegen: 6/7/2007, 6-7-2007, 6.7.2007, 7-JUN-2007 oder 7-JUN-07. Für eine vollständige Liste der akzeptierten Formate klicken Sie bitte [[Date and Time Formats/de|hier]].
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*'''Liste:''' Listen können auf verschiedene Weisen dargestellt werden und dienen dazu die Katalogisierung effizienter und schneller zu bewältigen. Herkömmliche Listen werden als Dropdown-Menüs und Checkboxen angezeigt, aus der das/die relevante/n Item/s ausgewählt werden können. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass Listen in einem hierarchischen Browserformat oder einem type-ahead dargestellt werden.
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*'''Maße und Gewicht:''' Dieses Element akzeptiert Maße und Gewichte in metrischen und englischen Einheiten. Der Inhalt besteht dabei aus einem numerischen Wert und einer Einheitsangabe. Unterstütze Einheitenformate finden Sie [[measurement input formats/de|hier]].
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*'''Währung:''' Dieses Element setzt sich aus einer Währungseinheit und einer Dezimalzahl zusammen. Die Währungseinheit wird dabei durch den allgemein gültigen, dreistelligen Währungscode angegeben (z. B. EUR, USD, GBP, etc.).
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*'''Medien:''' Hochgeladene Medien (Bild, Audio, Video). CollectiveAccess wird versuchen den Dateityp zu erkennen, die Metadaten zu extrahieren und eine Beschreibung daraus zu erstellen.
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*'''[[Library_of_Congress_Subject_Headings | LCSH (Library of Congress Subject Headings)]]:''' Hierbei handelt es sich um ein Suchfeld, in dem man durch Eingabe der ersten paar Buchstaben eines Schlagwortes eingeben kann und diese in der LCSH nachgeschlagen wird. Die Datenbank liefert dann eine Liste möglicher Treffer zurück. Es gibt eine “Schlagworte” Seite unter “Objekte” auf der mehrere LCSH Schlagworte eingetragen werden können.
  
*'''Text:''' The majority of data elements are text fields, which represent a free-text value (there is no rigid format for entering information in these fields). Common text fields could be Title, Description, and Provenance. This element accepts any type of text.
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[[Category:Users_Guide/de]]
*'''DateRange:''' This element represents a specific date or date range. CollectiveAccess is relatively flexible in terms of the values it will accept for this element; the same date could be represented as 6/7/2007, 6-7-2007, 6.7.2007, 7-JUN-2007, or 7-JUN-07. For a complete list of acceptable formats, please visit [[Date and Time Formats]].
 
*'''List:''' Lists can be rendered in many ways, and are available to make cataloging faster and more efficient. Common lists are rendered types as drop-down menus and checkboxes, though they can also be in a type-ahead or hierarchy browser format. In a drop-down list or checkbox, simply select the relevant item(s) from the list.
 
*'''Dimensions and Weight:''' These elements accept dimension and weight measurements in metric and English units. Entries are simply a numeric quantity + a unit specifier. Supported units specifiers are described on the [[measurement input formats]] page.
 
*'''Currency:''' Currency elements accept a currency value composed of a specifier and a decimal number. The current specifier should be a standard three-letter currency code.
 
*'''Media:''' Uploaded media (image, sound, video). CollectiveAccess will try to identify the file, extract metadata and create derivatives.
 
*'''[[Library_of_Congress_Subject_Headings | LCSH (Library of Congress Subject Headings)]]:''' This is a lookup field in which you can enter the first few letters of a Library of Congress Subject and the database will return a list of possible matches. There is a “Subjects” screen under “Objects” in which you can add multiple Library of Congress Subject Headings.
 
  
[[Category:Users_Guide]]
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i_sphinx

Latest revision as of 17:16, 2 May 2017

[Valid for v1.3]

Datensatz anlegen

Es gibt unterschiedliche Vorgehensweisen um verschiedene Arten von Datensätzen anzulegen. Da in einem typischen Projekt hauptsächlich mit Objekten gearbeitet wird, können wir diese Art von Datensatz als Beispiel heranziehen. Fahren Sie mit der Maus in der globalen Navigationsleiste über das Feld "NEU" und wählen Sie den entsprechenden Typ, falls vorhanden einen Unterpunkt, im Dropdown-Menü aus. Das Programm ist so ausgelegt, dass Sie bereits von Anfang an ein gewisses Maß an Spezifität bei der Erstellung eines Datensatzes vorliegen haben. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, gelangen Sie automatisch auf die Basisdaten-Seite und weitere Seiten werden in der Navigationsleiste am Rand angezeigt.

Basisdaten-Seite (Objekt Datensatz)

Basicinfo.png

Die Basisdaten-Seite enthält die Grundlagen für die Anlage eines neuen Datensatzes. Geben Sie alle bekannten Informationen ein und klicken Sie anschließend auf "Speichern". Ein Datensatz kann auch mit leeren Feldern abgespeichert werden, solange keine Pflichtfelder offen gelassen wurden. Sie erhalten eine Warnung, falls wichtige Informationen fehlen sollten. Geben Sie jedoch mindestens einen Titel und eine Objekt-ID an. Bitte beachten Sie, dass ein Datensatz zuerst gespeichert werden muss, bevor Sie Zugang zu den weiteren Seiten in der lokalen Navigationsleiste erhalten.

Alternativer Titel

Bei der Erstellung von Datensätzen haben Sie auch die Möglichkeit einen alternativen Namen (häufig ein umgangssprachlicher Ausdruck, welcher das Objekt beschreibt) anzugeben. Das vereinfacht, vor allem auf öffentlichen Webseiten, die Suche nach dem Objekt. Standardmäßig gibt es zwei Arten von alternativen Titeln, "alternate" und "use for", welche über das Dropdown-Menü "Typ" ausgewählt werden können. Alternate sind alternative Schreibweisen für den Titel, welche akzeptierbar sind. Zu "use for" zählen Bezeichnungen und Titel, welche fälschlicherweise häufig mit den Objekt in Verbindung gebracht werden, wie z. B. Rechtschreibfehler. Die Eingabe von alternativen Namen über "use for" ermöglicht es, dass der richtige Datensatz in der Suche ausgegeben wird und verhindert die Erstellung von redundanten Datensätzen. Der Standardinhalt beschreibt darüber hinaus, wie solche alternative Titel geschrieben werden sollen. Beim Ausfüllen dieses Feldes ist es sinnvoll sich danach zu richten, statt zu raten.

Das Übersichts-Fenster

Nachdem ein Datensatz zum ersten Mal gespeichert wurde, erscheint in der linken oberen Ecke eine Übersicht. Das Übersichts-Fenster enthält diverse Informationen, die es Ihnen erleichtert den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen.

Das Übersichts-Fenster

Inspector.png
  • Ergebnis-Steuerung: Diese Steuerungselemente ermöglichen Ihnen die Navigation durch die Suchergebnisse nachdem Sie gesucht oder gebrowsed haben. Benutzen Sie die Pfeile um Ihre Suchergebnisse nacheinander zu betrachten. Eine Klick auf "Ergebnisse" liefert sie zu einer Auflistung der Suchergebnisse.
  • Identifikationsinformationen: Zeigt den Typ, Namen und die Inventar- bzw. Erwerbsnummer an.
  • Beobachten-Icon: Durch einen Klick auf dieses Icon wird das Objekt zur Liste der beobachteten Datensätze hinzugefügt. Diese kann, durch Auswahl von "Verwalten > Meine beobachteten Datensätze" in der globalen Navigationsleiste, eingesehen werden. Bei Verfügbarkeit wird das Icon schwarz.
  • "Typ ändern"-Icon: Befindet sich direkt über dem Beobachten Icon. Ein Klick auf dieses Symbol ermöglicht es den Typen des Datensatzes zu ändern. Warnung: Dies kann unter Umständen auch andere Datensätze beeinflussen.
  • "Weniger/Mehr Informationen"-Button: Kürzt oder erweitert das Übersichts-Fenster.
  • Medien-Vorschau: Zeigt ein Vorschaubild der verknüpften Medien. Sollten mehrere Medien verknüpft sein, werden Pfeil-Button zum navigieren angezeigt. Durch einen Klick auf das Bild wird der Media Viewer geöffnet. Hier können Sie nun das Bild bzw. die Datei heranzoomen, verschieben und in einer bestimmten Auswahl an Größen downloaden. Sie können hier auch Audio- und Videodateien abspielen, sowie Dokumente anzeigen. Auf den Media Viewer wird in diesem Handbuch später noch genauer eingegangen.

Auffüllen von Datenelementen

Sobald Sie die Basisdaten aufgenommen haben, können Sie dazu übergehen die zusätzlichen Informationen zum Datensatz einzupflegen. Dabei ist es für Sie gewiss hilfreich sich mit den häufigsten Arten von Datenelementen in CollectiveAccess vertraut zu machen. Diese werden folgend beschrieben:

  • Text: Der Großteil der Datenelemente sind Textfelder, welche einen Freitext als Wert akzeptieren (es gibt also keine Formatvorschriften für dieses Feld). Übliche Textfelder könnten z. B. Titel, Beschreibung und Herkunft sein. Dieses Element akzeptiert jede Art von Text.
  • Datumsbereich: Dieses Element stellt ein bestimmtes Datum oder einen Datumsbereich dar. CollectiveAccess ist ziemlich flexibel darin, welcher Wert hierbei akzeptiert wird. Man kann beispielsweise das gleiche Datum in folgenden Schreibweisen einpflegen: 6/7/2007, 6-7-2007, 6.7.2007, 7-JUN-2007 oder 7-JUN-07. Für eine vollständige Liste der akzeptierten Formate klicken Sie bitte hier.
  • Liste: Listen können auf verschiedene Weisen dargestellt werden und dienen dazu die Katalogisierung effizienter und schneller zu bewältigen. Herkömmliche Listen werden als Dropdown-Menüs und Checkboxen angezeigt, aus der das/die relevante/n Item/s ausgewählt werden können. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass Listen in einem hierarchischen Browserformat oder einem type-ahead dargestellt werden.
  • Maße und Gewicht: Dieses Element akzeptiert Maße und Gewichte in metrischen und englischen Einheiten. Der Inhalt besteht dabei aus einem numerischen Wert und einer Einheitsangabe. Unterstütze Einheitenformate finden Sie hier.
  • Währung: Dieses Element setzt sich aus einer Währungseinheit und einer Dezimalzahl zusammen. Die Währungseinheit wird dabei durch den allgemein gültigen, dreistelligen Währungscode angegeben (z. B. EUR, USD, GBP, etc.).
  • Medien: Hochgeladene Medien (Bild, Audio, Video). CollectiveAccess wird versuchen den Dateityp zu erkennen, die Metadaten zu extrahieren und eine Beschreibung daraus zu erstellen.
  • LCSH (Library of Congress Subject Headings): Hierbei handelt es sich um ein Suchfeld, in dem man durch Eingabe der ersten paar Buchstaben eines Schlagwortes eingeben kann und diese in der LCSH nachgeschlagen wird. Die Datenbank liefert dann eine Liste möglicher Treffer zurück. Es gibt eine “Schlagworte” Seite unter “Objekte” auf der mehrere LCSH Schlagworte eingetragen werden können.

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