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== Zugang und Präferenzen ==
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== Zugang und Einstellungen ==
  
CollectiveAccess is a web-based system, and as a result can be [[Supported_web_browsers|accessed remotely]] with a proper login. Each login has a personal dashboard from which to navigate the database, and there are tools, such as the [[Color_Coding_the_Inspector|Inspector Window]], to assist in tracking your work. To understand your navigational options, please visit:
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Bei CollectiveAccess handelt es sich um ein webbasiertes System, welches durch Logindaten [[Supported_web_browsers/de|extern zugänglich]] ist. Jedes Login besitzt eine persönliche Startseite (auch Dashboard genannt) von der aus Sie durch die Datenbank navigieren können. Tools, wie z. B. das [[Color_Coding_the_Inspector|Inspector Window]], helfen Ihnen dabei Ihre Arbeit zu verfolgen. Zum besseren Verständnis über Ihre Navigationsmöglichkeiten betrachten Sie bitte: [[Accessing and Navigating the Database/de|Zugriff und Navigation in der Datenbank]]. Sobald Sie Zugang zur Datenbank erlangt haben, können Sie Ihre [[Preferences]] anpassen.  
[[Accessing and Navigating the Database]]. Once you have accessed the database, you can also determine your [[Preferences]], including languages used in menus, breadcrumb displays, etc.  
 
  
Project Administrators, who have the power to set access controls, can define logins and privileges for other users. For information about the standard user roles as defined by Collective Access, please see [[Access Roles]]. To determine further access control settings, including creation of new logins, see [[Access Control Settings]].
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Administratoren, die Berechtigungen zum setzen der Zugangsrechte haben, können Logins und Rechte für die Nutzer vergeben. Unter [[Access Roles]] finden Sie Informationen über die, durch Collective Access definierten, Benutzerrollen. Weitere Informationen über die Verwaltung und Einstellung von Zugangsrechten, sowie die Erstellung neuer Logins, finden Sie unter [[Access Control Settings]].
== Primary Types and Record Creation ==
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== Primärtypen und Erstellung von Datensätzen ==
Although it is highly configurable, the essential structure of CollectiveAccess is composed of sixteen Primary Types or Basic Tables. To work effectively with the software, it is important to understand the nuances of these basic types of records. For a quick description of each type, please visit [[Basic Tables]]. Bear in mind that not all collections will have all of these types enabled, and some may exhibit variations on these types. However, understanding CollectiveAccess as a combination of these basic components will assist you in your cataloging.
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Obwohl man CollectiveAccess stark auf die eigenen Bedürfnisse anpassen kann, besteht es im Kern aus 16 Primärtypen bzw. Basistabellen. Um effizient mit der Sofware arbeiten zu können ist es wichtig die Unterschiede zwischen den einzelnen Basistypen der Datensätze zu kennen. Eine schnelle Übersicht der Typen finden Sie unter [[Basic Tables/de|Basistabellen]]. Beachten Sie, dass nicht jede Sammlung all diese Typen beinhaltet und diese auch manchmal variieren. Trotzdem wird Ihnen das Verständnis über die Kombination der Basiskomponenten, aus denen CollectiveAccess besteht, bei der Katalogisierung helfen.
  
Once you have developed a clear understanding of the Basic Tables, you will be ready to begin creating records. The particulars of record creation will vary from institution to institution, but all records are comprised of a set of common data types, and exhibit a similar [[User Interface]]. For guidance on how to begin creating records, see [[Creating Records]].
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Sobald Sie die Basistabellen verstanden haben, können Sie mit der Erstellung von Datensätzen beginnen. Die Einzelheiten der Datensatzerstellung werden sich zwar von Institution zu Institution unterscheiden, letztendlich bestehen jedoch alle Datensätze aus den selben herkömmlichen Datentypen und entfalten dabei ein ähnliches [[User Interface]]. Eine Einweisung in die Erstellung eines Datensatzes können Sie [[Creating Records/de|hier]] finden.
  
Each record is comprised of at least a “Basic Info” screen, but many contain more screens according to the needs of the project. For an overview of basic screens in CollectiveAccess, please see [[Common Screens]]. For example, one common screen is “Media,” as many records incorporate images or other media. The media upload process is simple, and is explained in the page entitled [[Uploading Media]].
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Jeder Datensatz besteht zumindest aus einer Rubrik "Basis Information". Weitere Rubriken werden entsprechend der Anforderungen des Projekts hinzugefügt. Eine Übersicht von häufig vorkommenden Rubriken in CollectiveAccess finden Sie unter [[Common Screens]]. Ein Beispiel hierfür ist die Rubrik "Medien", da viele Datensätze Bilder oder andere Medien zum Objekt enthalten. Das Hochladen von Medien ist einfach und wird unter [[Uploading Media/de|Medien hochladen]] beschrieben.
  
== Relationships ==
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== Beziehungen ==
One of the key aspects of CollectiveAccess is its ability to create relationships between records. As you build a record, you will probably want to include important relationships. To accomplish this, choose "Relationships" from the side navigation after you have completed your Basic Info page in any type of record. Common relationships can include: Entity related to a Work, Objects related to an Event or Occurrence, and so on. For an overview of Relationship creation in CollectiveAccess, please see [[Relationships]].
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Eine wichtige Funktion von CollectiveAccess ist die Möglichkeit Beziehungen zwischen Datensätzen zu erstellen. Bei der Erstellung von Datensätzen legen Sie evtl. Wert darauf wichtige Verbindungen festzuhalten. Um dies zu realisieren klicken Sie, nachdem Sie die grundlegenden Informationen im Datensatz aufgenommen haben, einfach auf "Beziehungen" in Ihrer Navigationsleiste. Häufige Beziehungen sind z. B. eine Entität mit einer Beziehung zu einem Werk oder Objekte mit einer Beziehung zu einer Veranstaltung. Eine Übersicht über die Erstellung von Beziehungen in CollectiveAccess finden Sie unter [[Relationships]].
  
== Searching and Browsing ==
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== Suchen und Browsen ==
As you populate your database, or after a data import, you will want to search and browse your data. CollectiveAccess provides a number of options to facilitate searching and browsing, with varying levels of complexity. For detailed instructions on how to use these features, please see [[Searching and Browsing]]. Please note that the Browse facets detailed here may vary from those configured for your institution, as they can be set-up to reflect the individual needs of your collection.
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Nachdem Sie Ihre Datenbank mit Datensätzen gefüllt haben möchten Sie diese auch gezielt durchsuchen oder einfach nur durch die Datensätze browsen. CollectiveAccess bietet Ihnen dafür diverse Möglichkeiten, die sich in Komplexität und Umfang unterscheiden. Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter [[Searching and Browsing/de|Suchen und Browsen]]. Bitte beachten Sie, dass sich die hier beschriebenen Browsing-Möglichkeiten, auf Grund der Individualisierbarkeit für den gewünschten Einsatzzweck, von denen in Ihrer Institution unterscheiden können.
  
== Displays and Sets ==
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== Displays und Sets ==
CollectiveAccess also provides tools that allow you to organize, view, and share your data in a clear and elegant fashion. For example, You can create custom displays for search results or record summaries, and then use those results to export tab or comma delimited files. Displays essentially allow you to select exactly which fields from any records you wish to see in a given environment. For more information on creating displays, please visit: [[Displays]].
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CollectiveAccess bietet Ihnen verschiedene Funktionen um Ihre Daten zu organisieren, anzusehen und auf eine elegante und saubere Art und Weise zu teilen. Ein Beispiel hierfür sind Displays. Diese können Sie verwenden, um die angezeigten Felder Ihrer Suchergebnisse oder einer Sammlung von Datensätzen zu filtern und exportieren. Damit erlauben Ihnen Displays genau die Informationen aus den Datensätzen heraus zu filtern, die Sie für Ihren Einsatzzweck benötigen. Weitere Information zu diesem Thema finden Sie unter [[Displays/de|Displays]].
  
You can also use CollectiveAccess to create ordered groupings of any record type defined by users for a specific purpose, known as Sets. These are generally organized for temporary, practical purposes and can be shared between users. For more information on creating and using Sets, see [[Sets]].
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In CollectiveAccess können Sie Gruppen aus Ihren ausgewählten Datensätzen erstellen. Diese Gruppen werden Sets genannt und sind hauptsächlich für den temporären Einsatz und den Austausch mit anderen Nutzern gedacht. Wie Sie Sets erstellen erfahren Sie unter [[Sets/de|Sets]].
  
 
== Administration ==
 
== Administration ==
For end-users with administrative privileges, you may find that you need to understand the metadata-creation workflow. For example, You may need to add new values to a list, or even create an entirely new list for use in your database. To manage Lists and Vocabularies, you will need to navigate to Manage → Lists and Vocabularies in the User Interface. Consult [[Lists and Vocabularies]] for more information on managing lists.
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Für Benutzer mit administrativen Rechten ist es evtl. hilfreich sich mit dem Workflow zur Erstellung von Metadaten auseinanderzusetzen. Beispielsweise kann es passieren, dass Sie neue Werte zu einer Liste hinzufügen oder sogar eine neue Liste für die Verwendung in Ihrer Datenbank erstellen müssen. Um Listen und Vokabulare zu verwalten, müssen Sie in der Benutzeroberfläche zu "Verwalten" -> "Listen und Vokabulare" navigieren. Unter [[Lists and Vocabularies]] finden Sie weiterführende Informationen zur Verwaltung von Listen.
  
 
In order to incorporate new lists into your cataloging, you will need to append them to metadata elements and then add them to the user interface. See [[User Interface Administration]] for help with those steps. The process described in “User Interface Administration” also applies to the creation of any new metadata element. It is important to understand that one does not create new metadata elements within the context of each individual screen; instead, using the administration options explained in the aforementioned pages, one chooses from a pool of metadata elements which can be added to the appropriate screens as needed.
 
In order to incorporate new lists into your cataloging, you will need to append them to metadata elements and then add them to the user interface. See [[User Interface Administration]] for help with those steps. The process described in “User Interface Administration” also applies to the creation of any new metadata element. It is important to understand that one does not create new metadata elements within the context of each individual screen; instead, using the administration options explained in the aforementioned pages, one chooses from a pool of metadata elements which can be added to the appropriate screens as needed.
  
==Importing Data==
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== Daten importieren ==
  
For those who are switching to CollectiveAccess from a different system, there are tips and tools to assist in the data import process. If you are working with a dataset of a relatively manageable size, the user interface provides a tools for uploading import mappings and source data. For a quick overview of these tools, see [[Data Import]]. For a more in-depth look at the entire process, see [[Data Import: Creating and Running a Mapping]].
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Für alle, die von einem anderen System auf CollectiveAccess wechseln, gibt es Tools und Tipps um Sie beim Datenumzug zu unterstützen. Falls Sie einen Datensatz von relativ überschaubarer Größe umsiedeln wollen, liefert Ihnen die Benutzeroberfläche eine Funktion für den Upload von Import-Mappings und Quelldaten. Eine schnelle Übersicht finden Sie unter [[Data Import]] und einen tieferen Einblick in den Importvorgang erhalten Sie unter [[Data Import: Creating and Running a Mapping]].
  
  
For the pages mentioned above, as well as other useful guidelines, please see below.
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Die oben erwähnten Seiten und weitere, nützliche Tipps finden Sie hier unten:

Latest revision as of 08:44, 19 February 2014

<languages/> Benutzerhandbuch: Übersicht

Dieser Abschnitt bietet eine Anleitung für Katalogisierer und Administratoren, die mit CollectiveAccess ihre Sammlungen verwalten. Die einzelnen Seiten liefern Ihnen ein Verständnis dafür, wie Sie durch die Datenbank navigieren und zwischen den verschiedenen Typen unterscheiden können. Zusätzlich erhalten Sie Infos darüber, wie Sie die Datenbank durchsuchen, Einstellungen und Präferenzen festlegen und die Metadaten über die Benutzeroberfläche verwalten können. Weiter unten finden Sie eine alphabetische Auflistung der Seiten dieses Benutzerhandbuchs.


Zugang und Einstellungen

Bei CollectiveAccess handelt es sich um ein webbasiertes System, welches durch Logindaten extern zugänglich ist. Jedes Login besitzt eine persönliche Startseite (auch Dashboard genannt) von der aus Sie durch die Datenbank navigieren können. Tools, wie z. B. das Inspector Window, helfen Ihnen dabei Ihre Arbeit zu verfolgen. Zum besseren Verständnis über Ihre Navigationsmöglichkeiten betrachten Sie bitte: Zugriff und Navigation in der Datenbank. Sobald Sie Zugang zur Datenbank erlangt haben, können Sie Ihre Preferences anpassen.

Administratoren, die Berechtigungen zum setzen der Zugangsrechte haben, können Logins und Rechte für die Nutzer vergeben. Unter Access Roles finden Sie Informationen über die, durch Collective Access definierten, Benutzerrollen. Weitere Informationen über die Verwaltung und Einstellung von Zugangsrechten, sowie die Erstellung neuer Logins, finden Sie unter Access Control Settings.

Primärtypen und Erstellung von Datensätzen

Obwohl man CollectiveAccess stark auf die eigenen Bedürfnisse anpassen kann, besteht es im Kern aus 16 Primärtypen bzw. Basistabellen. Um effizient mit der Sofware arbeiten zu können ist es wichtig die Unterschiede zwischen den einzelnen Basistypen der Datensätze zu kennen. Eine schnelle Übersicht der Typen finden Sie unter Basistabellen. Beachten Sie, dass nicht jede Sammlung all diese Typen beinhaltet und diese auch manchmal variieren. Trotzdem wird Ihnen das Verständnis über die Kombination der Basiskomponenten, aus denen CollectiveAccess besteht, bei der Katalogisierung helfen.

Sobald Sie die Basistabellen verstanden haben, können Sie mit der Erstellung von Datensätzen beginnen. Die Einzelheiten der Datensatzerstellung werden sich zwar von Institution zu Institution unterscheiden, letztendlich bestehen jedoch alle Datensätze aus den selben herkömmlichen Datentypen und entfalten dabei ein ähnliches User Interface. Eine Einweisung in die Erstellung eines Datensatzes können Sie hier finden.

Jeder Datensatz besteht zumindest aus einer Rubrik "Basis Information". Weitere Rubriken werden entsprechend der Anforderungen des Projekts hinzugefügt. Eine Übersicht von häufig vorkommenden Rubriken in CollectiveAccess finden Sie unter Common Screens. Ein Beispiel hierfür ist die Rubrik "Medien", da viele Datensätze Bilder oder andere Medien zum Objekt enthalten. Das Hochladen von Medien ist einfach und wird unter Medien hochladen beschrieben.

Beziehungen

Eine wichtige Funktion von CollectiveAccess ist die Möglichkeit Beziehungen zwischen Datensätzen zu erstellen. Bei der Erstellung von Datensätzen legen Sie evtl. Wert darauf wichtige Verbindungen festzuhalten. Um dies zu realisieren klicken Sie, nachdem Sie die grundlegenden Informationen im Datensatz aufgenommen haben, einfach auf "Beziehungen" in Ihrer Navigationsleiste. Häufige Beziehungen sind z. B. eine Entität mit einer Beziehung zu einem Werk oder Objekte mit einer Beziehung zu einer Veranstaltung. Eine Übersicht über die Erstellung von Beziehungen in CollectiveAccess finden Sie unter Relationships.

Suchen und Browsen

Nachdem Sie Ihre Datenbank mit Datensätzen gefüllt haben möchten Sie diese auch gezielt durchsuchen oder einfach nur durch die Datensätze browsen. CollectiveAccess bietet Ihnen dafür diverse Möglichkeiten, die sich in Komplexität und Umfang unterscheiden. Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter Suchen und Browsen. Bitte beachten Sie, dass sich die hier beschriebenen Browsing-Möglichkeiten, auf Grund der Individualisierbarkeit für den gewünschten Einsatzzweck, von denen in Ihrer Institution unterscheiden können.

Displays und Sets

CollectiveAccess bietet Ihnen verschiedene Funktionen um Ihre Daten zu organisieren, anzusehen und auf eine elegante und saubere Art und Weise zu teilen. Ein Beispiel hierfür sind Displays. Diese können Sie verwenden, um die angezeigten Felder Ihrer Suchergebnisse oder einer Sammlung von Datensätzen zu filtern und exportieren. Damit erlauben Ihnen Displays genau die Informationen aus den Datensätzen heraus zu filtern, die Sie für Ihren Einsatzzweck benötigen. Weitere Information zu diesem Thema finden Sie unter Displays.

In CollectiveAccess können Sie Gruppen aus Ihren ausgewählten Datensätzen erstellen. Diese Gruppen werden Sets genannt und sind hauptsächlich für den temporären Einsatz und den Austausch mit anderen Nutzern gedacht. Wie Sie Sets erstellen erfahren Sie unter Sets.

Administration

Für Benutzer mit administrativen Rechten ist es evtl. hilfreich sich mit dem Workflow zur Erstellung von Metadaten auseinanderzusetzen. Beispielsweise kann es passieren, dass Sie neue Werte zu einer Liste hinzufügen oder sogar eine neue Liste für die Verwendung in Ihrer Datenbank erstellen müssen. Um Listen und Vokabulare zu verwalten, müssen Sie in der Benutzeroberfläche zu "Verwalten" -> "Listen und Vokabulare" navigieren. Unter Lists and Vocabularies finden Sie weiterführende Informationen zur Verwaltung von Listen.

In order to incorporate new lists into your cataloging, you will need to append them to metadata elements and then add them to the user interface. See User Interface Administration for help with those steps. The process described in “User Interface Administration” also applies to the creation of any new metadata element. It is important to understand that one does not create new metadata elements within the context of each individual screen; instead, using the administration options explained in the aforementioned pages, one chooses from a pool of metadata elements which can be added to the appropriate screens as needed.

Daten importieren

Für alle, die von einem anderen System auf CollectiveAccess wechseln, gibt es Tools und Tipps um Sie beim Datenumzug zu unterstützen. Falls Sie einen Datensatz von relativ überschaubarer Größe umsiedeln wollen, liefert Ihnen die Benutzeroberfläche eine Funktion für den Upload von Import-Mappings und Quelldaten. Eine schnelle Übersicht finden Sie unter Data Import und einen tieferen Einblick in den Importvorgang erhalten Sie unter Data Import: Creating and Running a Mapping.


Die oben erwähnten Seiten und weitere, nützliche Tipps finden Sie hier unten:

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